Professionnel de la législation du travail et du droit social, le responsable de paie vérifie que les opérations mensuelles de paiement des salaires se déroulent correctement. Cependant, ses attributions comprennent aussi des activités de veille réglementaire, dialogue social, conseil, etc. Cette fiche métier vous détaille les activités et spécificités du poste de responsable de paie.
Quelles sont les missions du responsable de paie ?
Les missions d'un responsable de paie sont les suivantes :
Gérer le paiement des salaires
L’activité première du responsable de paie est de superviser le paiement mensuel des salaires. Il recueille et prépare les éléments fixes (salaire, congés payés, ancienneté) et variables (accident, maladie, prime, intéressement, heures supplémentaires, frais de déplacement).
Il se charge du décompte des congés payés et de maladie. Ses activités comprennent le règlement des taxes parafiscales et des cotisations sociales après avoir établi les déclarations obligatoires.
Maintenir une veille sur l’actualité sociale
Afin de mener ses tâches en conformité avec la loi, le responsable de la paie réalise une veille réglementaire concernant les obligations légales relatives à la paie et la gestion du personnel. Il suit aussi les changements prévus dans son entreprise : impact de la conjoncture économique sur l’activité, fusions, acquisitions, etc.
Intervenir dans la définition des procédures internes
Le responsable de paie participe à l’évolution des procédures internes : remboursement des notes de frais, définition des forfaits repas pour les déplacements, règles d’éthique, définition du calcul de la part variable des salaires.
Instaurer un dialogue dans la société
Le responsable de paie est en contact permanent avec les partenaires sociaux, les collaborateurs et les instances représentatives du personnel. Chargé de répondre aux questions sur la paie, il participe à l’élaboration des accords sociaux ainsi qu’aux différents chantiers relatifs aux ressources humaines.
Donner des conseils
Les managers et la direction de l’entreprise cherchent des conseils auprès du responsable de paie dans différents domaines : règles relatives aux heures supplémentaires, relations avec les instances représentatives du personnel, procédures disciplinaires, moyens de s’adapter aux évolutions réglementaires.
Réaliser le reporting
Afin d’établir le bilan social de sa société, le responsable de paie crée des tableaux de bord pour suivre l’évolution de plusieurs informations : nombre de collaborateurs, masse salariale, absentéisme, congés payés, accidents du travail, etc. Il analyse ces données et communique ses conclusions à la direction.
Les différences d’activités en fonction de la taille de l’entreprise
Lorsqu’il est employé dans une petite société, le responsable de paie est directement rattaché au DRH (directeur des ressources humaines), au DAF(directeur administratif et financier) ou au DG (directeur général).
Si le responsable de paie travaille dans une société de grande envergure, il dépend du service d'administration du personnel. Son rôle se concentre alors uniquement sur les aspects techniques de la paie. Il a parfois la charge de l’encadrement d’un ou de plusieurs techniciens de paie. Ses responsabilités sont alors plus importantes. En plus de la paie, il s’occupe de l’administration du personnel.
Dans le cas où un responsable des rémunérations et avantages travaille dans l’entreprise, le responsable de paie gère principalement des activités administratives. Dans le cas contraire, il est possible qu’il s'occupe entièrement ou en partie de la politique de rémunération de son entreprise.
Comment devenir responsable de paie ?
Plusieurs formations de niveau bac+3 ou bac+5 permettent de travailler dans la gestion de la paie comme notamment :
- licence professionnelle des métiers de la gestion et de la comptabilité
- licence en gestion des RH en PME
- licence en gestion des systèmes d’information et de paie
- master en conseil et analyse des systèmes en RH
- master en droit social et administration du personnel
- mastère de responsable paie et administration du personnel
- diplôme de comptabilité et de gestion (DCG)
- formation de responsable des rémunérations et des avantages sociaux
Formation
L’expérience requise
Afin de devenir responsable de paie, une expérience professionnelle de 5 à 10 ans est demandée dans ce domaine. Ce poste est aussi accessible aux profils de cadres avec au minimum 3 ans d’expérience en entreprise ou dans un cabinet de conseil, au sein d’un service de comptabilité ou de gestion de la paie.
Les compétences techniques nécessaires
Un responsable de paie a besoin de connaître les lois et réglementations relatives aux salaires et aux cotisations sociales. Se tenir informé des évolutions législatives fait aussi partie de ses prérogatives. Plusieurs logiciels sont nécessaires à son travail : les suites bureautiques, les tableurs, les logiciels de paie comme par exemple Ciel Paye, Sage ou Hypervision. Doté de bonnes connaissances du droit de la Sécurité sociale ainsi que du fonctionnement des divers organismes sociaux, le responsable de paie maîtrise les comptes du PCG (plan comptable général) relatifs aux opérations de paie.
Les qualités interpersonnelles appréciées
Comme les erreurs au niveau des feuilles de paie ont un très mauvais impact sur les salariés, la rigueur et la fiabilité sont des qualités importantes pour un responsable de paie. L’infaillibilité n’étant cependant pas possible, ce cadre doit aussi faire preuve de ténacité et de patience pour trouver l’origine d’éventuelles erreurs. Précis et méthodique, il arrive à gérer de nombreux chiffres et données.
Les revenus des collaborateurs sont un sujet sensible. La discrétion et le sens de la confidentialité sont donc impératifs afin que les salariés aient confiance en leur responsable de paie. Celui-ci doit également faire preuve d’impartialité et d’objectivité afin de rester neutre et de ne pas être tenté de favoriser un collaborateur.
Par son rôle central, le responsable de paie est en contact avec différents services dans l’entreprise. Il est important qu’il sache communiquer de manière claire en s’adaptant à ses interlocuteurs.
Quelles sont les rémunérations et les évolutions de carrière possibles ?
La rémunération d’un responsable de paie
Le salaire varie selon l’expérience du responsable de paie et la localisation de la société. Pour un jeune cadre, la rémunération annuelle brute, comprenant la part fixe et celle variable, est comprise entre 30 000 € et 35 000 €. Dans le cas d’un responsable de paie sénior, elle varie entre 45 000 € et 60 000 €.
Vers quels postes peut évoluer un responsable de paie ?
Après plusieurs années d’exercice, un responsable de paie peut postuler à des emplois de directeur d’un centre de services partagés de paie ou de responsable de l’administration du personnel. Il a aussi la possibilité d’évoluer vers des métiers plus généralistes comme RRH (responsable des ressources humaines) ou DRH.
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L'ESG Finance vous forme aux métiers de la Finance, de la Comptabilité et de la Gestion.
Pour en savoir plus, prenez rendez-vous avec l'un de nos conseillers !
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